Koła Gospodyń Wiejskich, które wystawiają faktury lub współpracują z biurami rachunkowymi, powinny zainteresować się nowym materiałem przygotowanym przez Ministerstwo Finansów. Na stronie resortu pojawił się specjalny podręcznik dotyczący korzystania z Krajowy System e-Faktur, skierowany właśnie do organizacji pozarządowych.
Publikacja ma charakter praktycznego poradnika. W przystępny sposób wyjaśnia, jak przygotować organizację do wdrożenia systemu oraz jak w codziennej działalności korzystać z e-faktur.
KSeF coraz bliżej obowiązkowego wdrożenia
Krajowy System e-Faktur to państwowy system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Docelowo ma on zastąpić tradycyjne faktury w wielu rozliczeniach między podmiotami gospodarczymi.
Choć wiele Kół Gospodyń Wiejskich nie prowadzi działalności gospodarczej w klasycznym rozumieniu, część z nich wystawia faktury – na przykład przy sprzedaży produktów regionalnych, organizacji wydarzeń czy realizacji projektów finansowanych z dotacji. W takich przypadkach nowe zasady mogą mieć bezpośrednie znaczenie dla funkcjonowania organizacji.
Właśnie dlatego powstał poradnik skierowany do organizacji pozarządowych, w tym także KGW.
Co można znaleźć w podręczniku
Materiał przygotowany przez Ministerstwo Finansów odpowiada na najczęściej pojawiające się pytania związane z wdrożeniem systemu. W poradniku opisano m.in.:
- kiedy organizacja pozarządowa jest uznawana za podatnika VAT
- jak krok po kroku przygotować organizację do korzystania z KSeF
- w jaki sposób działa uwierzytelnianie w systemie, w tym tokeny i certyfikaty
- jak nadawać uprawnienia osobom obsługującym system lub biuru rachunkowemu
- jak wystawiać oraz odbierać e-faktury
- jak postępować w sytuacji awarii systemu lub pracy w trybie offline
- w jaki sposób system może wpływać na rozliczanie projektów i dotacji.
Autorzy poradnika zwracają uwagę, że wdrożenie systemu to nie tylko kwestia techniczna. W wielu przypadkach konieczne będzie także uporządkowanie procedur w organizacji, np. określenie, kto odpowiada za wystawianie faktur lub kto ma dostęp do systemu.
Dlaczego warto się przygotować wcześniej
Eksperci podkreślają, że nawet jeśli organizacja wystawia faktury sporadycznie, warto wcześniej zapoznać się z zasadami działania systemu. Pozwala to uniknąć problemów w momencie, gdy e-faktury staną się obowiązkowe dla większej liczby podmiotów.
Dla wielu Kół Gospodyń Wiejskich ważna będzie również kwestia współpracy z księgowością. System umożliwia bowiem nadawanie uprawnień biurom rachunkowym lub konkretnym osobom, które będą obsługiwać faktury w imieniu organizacji.
Nowy podręcznik ma pomóc w uporządkowaniu tej wiedzy i przygotowaniu się do zmian, które stopniowo obejmują coraz więcej podmiotów działających w Polsce.
Jeżeli w działalności Koła pojawiają się faktury, rozliczenia projektów czy współpraca z księgowością, warto zapoznać się z przygotowanym materiałem i sprawdzić, jakie obowiązki mogą pojawić się w najbliższym czasie.
